Teamzugriff nach Kunden ordnen

Geben Sie jedem Teammitglied mit Rollen und Zugriff auf Wissensdatenbanken nur Zugang zu den Kunden, für die es arbeitet. Eine Wissensdatenbank ist privat für die Person, die sie erstellt hat, bis diese sie für eine Rolle freigibt.

Wie der Zugriff auf Wissensdatenbanken funktioniert

Die Person, die eine Wissensdatenbank erstellt, kann sie immer öffnen.
Alle anderen sehen sie nur, wenn ihre Rolle Zugriff auf die ganze Wissensdatenbank oder auf einige ihrer Abschnitte hat.
Das gilt für jede Rolle, auch für Firmenadministrator.
Es gibt drei Zugriffsebenen: „Lesen“ (Inhalte ansehen), „Bearbeiten“ (Inhalte ändern) und „Löschen“ (Inhalte entfernen). Jede Ebene schließt die vorherigen ein.
Eine Rolle mit Zugriff auf einige Abschnitte sieht nur diese Abschnitte. Neue Unterabschnitte erhalten denselben Zugriff wie ihr übergeordneter Abschnitt.

Um eine Wissensdatenbank freizugeben, brauchen Sie die Berechtigung „Manage KB Access“, die für jede Wissensdatenbank im Unternehmen gilt. Die Person, die eine Wissensdatenbank erstellt hat, behält immer ihren eigenen Zugriff, niemand wird also von dem ausgesperrt, was er aufgebaut hat.

Zugriff für einen Kunden einrichten

Öffnen Sie „Einstellungen“, klicken Sie auf die Registerkarte „Team“, dann auf die Registerkarte „Rollen“, und klicken Sie auf „Rolle erstellen“.
Benennen Sie die Rolle nach dem Kunden oder nach dem Team, das für ihn arbeitet.
Haken Sie die Berechtigungen an, die das Team braucht, zum Beispiel „Messenger Replies“ für die Bearbeitung von Unterhaltungen, und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
Wählen Sie auf der Registerkarte „Teammitglieder“ für jede Person in der Spalte „Rolle“ die neue Rolle.
Öffnen Sie die Wissensdatenbank des Kunden unter „Wissensdatenbank“ und klicken Sie auf „Zugriff verwalten“.
Haken Sie die Abschnitte an, die Sie freigeben möchten, oder die Wissensdatenbank selbst, um alles freizugeben. Unten auf dem Bildschirm erscheint eine Leiste: Klicken Sie auf „Zugriff festlegen“.
Wählen Sie eine „Zugriffsebene“, wählen Sie „Gewähren“, haken Sie die Rolle unter „Auf Rollen anwenden“ an und klicken Sie auf „Zugriff anwenden“.
Klicken Sie auf „Zugriffsmodus beenden“, wenn Sie fertig sind.

Um zu prüfen, was eine Rolle sehen kann, klicken Sie in der Wissensdatenbank auf „Ansicht als...“ und wählen die Rolle. Diese Funktion steht Personen zur Verfügung, die Rollen verwalten dürfen. Rollen, die Nutzer verwalten, lassen sich damit nicht in der Vorschau ansehen.

Was Rollen nicht trennen

„Messenger Replies“ und „Website Chat“ gelten für das ganze Unternehmen. Eine Person mit einer dieser Berechtigungen sieht die Unterhaltungen aller Seiten beziehungsweise den Website-Chat, unabhängig davon, welche Wissensdatenbanken sie öffnen kann.
Woraus eine Seite antwortet, legen ihre „Antworteinstellungen“ fest. Das hängt nicht vom Zugriff der Person ab, die den Entwurf prüft.
Wissensdatenbanken werden nur innerhalb eines Unternehmens geteilt. Für eine feste Trennung zwischen Kunden nutzen Sie getrennte Unternehmen.

Rollen gehören zu einem Unternehmen. Wer Mitglied in zwei Unternehmen ist, kann in jedem eine andere Rolle haben.