Organiser l'accès de l'équipe par client

Donnez à chaque membre de l'équipe l'accès aux seuls clients sur lesquels il travaille, grâce aux rôles et à l'accès aux bases de connaissances. Une base de connaissances reste privée pour la personne qui l'a créée jusqu'à ce qu'elle la partage avec un rôle.

Comment fonctionne l'accès aux bases de connaissances

• La personne qui crée une base de connaissances peut toujours l'ouvrir.
• Les autres ne la voient que si leur rôle a accès à toute la base de connaissances ou à certaines de ses sections.
• Cela s'applique à tous les rôles, y compris Administrateur de l'entreprise.
• Il existe trois niveaux d'accès : « Lecture » (consulter le contenu), « Modification » (modifier le contenu) et « Supprimer » (supprimer le contenu). Chaque niveau inclut les précédents.
• Un rôle qui a accès à certaines sections ne voit que ces sections. Les nouvelles sous-sections reçoivent le même accès que leur section parente.

Configurer l'accès pour un client

1. Ouvrez « Paramètres », cliquez sur l'onglet « Équipe », puis sur l'onglet « Rôles », et cliquez sur « Créer un rôle ».
2. Donnez au rôle le nom du client ou de l'équipe qui travaille pour lui.
3. Cochez les permissions dont l'équipe a besoin, par exemple « Messenger Replies » pour traiter les conversations, et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
4. Dans l'onglet « Membres de l'équipe », choisissez le nouveau rôle dans la colonne « Rôle » de chaque personne.
5. Ouvrez la base de connaissances du client dans « Base de connaissances » et cliquez sur « Gérer les accès ».
6. Cochez les sections à partager, ou la base de connaissances elle-même pour tout partager. Une barre apparaît en bas de l'écran : cliquez sur « Définir l'accès ».
7. Choisissez un « Niveau d'accès », choisissez « Accorder », cochez le rôle sous « Appliquer aux rôles » et cliquez sur « Appliquer l'accès ».
8. Cliquez sur « Quitter le mode d'accès » quand vous avez terminé.

Ce que les rôles ne séparent pas

• « Messenger Replies » et « Website Chat » s'appliquent à toute l'entreprise. Une personne qui a l'une de ces permissions voit les conversations de toutes les Pages ou du chat du site, quelles que soient les bases de connaissances qu'elle peut ouvrir.
• Ce à partir de quoi une Page répond est défini dans ses « Paramètres des réponses ». Cela ne dépend pas de l'accès de la personne qui relit le brouillon.
• Les bases de connaissances ne sont partagées qu'au sein d'une même entreprise. Pour une séparation stricte entre clients, utilisez des entreprises distinctes.